MyLawyer - Gestão de Escritórios de Advogados

Completamente customizado no Microsoft Dynamics CRM, o MyLawyer oferece-lhe a capacidade de facilmente criar e manter uma visão clara dos clientes desde o primeiro contacto, passando pela criação e gestão integral de processos e avenças, com respectivas diligências, despesas, honorários, facturação e controlo de cobranças. Permite-lhe ainda ser alertado para fins de prazos, controlar custos, integrar no seu sistema de informação toda a informação normalmente dispersa no seu escritório: documentos, folhas de cálculo, mensagens electrónicas, faxes, telefonemas, etc. Potencia-lhe enormemente o seu negócio.

 

MyLawyer é uma aplicação desenvolvida para gestão de escritórios de advogados, completamente customizado no Microsoft Dynamics CRM e com grande flexibilidade. Tem as seguintes características:

 

• Captação

Permite a gestão dos seus clientes, individuais ou colectivos e respectiva informação associada bem como os respectivos contactos. Dá-lhe ainda a possibilidade de registar oportunidades de negócios e convertê-las em qualquer altura como efectivas.

• Processos

Permite a gestão de processos, incluindo partes contrárias, mandatários, testemunhas, dados do tribunal onde corre o processo, valor e tipo de facturação (recibo verde ou facturação normal), parametrização de diferentes tipos de alertas (por exemplo: alerta quando as despesas atingirem x% do total de provisões e adiantamentos, alerta de processos parados, alerta de processos encerrados mas não cobrados, etc.), e ainda se interrompe férias judiciais. Permite ainda a emissão de notas de despesas e honorários bem como a emissão de documentação associada, nomeadamente, procurações, minutas de contrato, … . Permite ainda a análise de rentabilidade relativamente a custos efectivos e valores facturados no dossier bem como a rentabilidade contraposta   com os custos de exploração do escritório de advogados.

Permite a criação de diligências com possibilidade de converter em despesas e honorários baseado na parametrização, a criação de despesas e ainda um botão de temporização que permite ir contando o tempo desde que se inicia um contacto que diga respeito ao dossier (chamada telefónica, reunião ou outro qualquer tipo), criando a pedido e automaticamente os honorários associados. A integração com o GoogleMaps permite maior eficiência no cálculo de km nas deslocações, assumindo sempre como ponto de partida o local do escritório a que o colaborador pertence.

• Gestão documental

Transversal a toda a aplicação e associada a cada entidade (cliente, dossier, diligência, despesa, …) pode associar qualquer tipo de documento, incluindo mesmo gravações áudio e vídeo. Na barra de ferramentas está sempre disponível um botão de digitalizar que lhe permite num só passo digitalizar o documento e associar à entidade

• Agendas

Permite a gestão da agenda de cada um dos colaboradores bem como a agenda de marcações, diligências e prazos bem como a criação de envios de mensagens electrónicas de aviso de proximidade de datas.

• Facturação

Permite a criação de facturas e de documentos de provisões e adiantamentos. Criação de Avenças com facturação automática ou caso se trate de recibos verdes, cria automaticamente alertas de mensagens electrónicas avisando que em x dias deve ser solicitado o pagamento e emitido o respectivo recibo. Permite ainda a emissão de facturas avulsas de consultas esporádicas. Neste sub-módulo e também feita a gestão de cobranças e pagamentos permitindo assim um controlo efectivo de tesouraria. Devidamente parametrizado permite fazer a passagem dos dados para a contabilidade bem como a geração do SAFT de acordo com a portaria em vigor.

• Compras e Stocks

Permite gerir eficazmente o economato bem como o registo de despesas fixas e variáveis de um escritório. Este registo permite posteriormente a imputação de custos de forma directa ou indirecta a cada processo em actividade nesse período. Só assim se consegue conhecer a rentabilidade efectiva do escritório ou sociedade.

• Ligações a portais externos e ferramentas associadas

Transversal a toda a aplicação, poderá directamente aceder ao portal da Ordem dos Advogados, ao Citius e ao portal forense. Na barra de ferramentas tem sempre disponível um botão para cálculo de prazos (com ou sem interrupção de férias judiciais) e cálculo de juros de mora.

• Controlo de utilização e auditoria de alterações

É sempre possível saber quem criou ou modificou a informação no sistema de informação.

• Segurança de opções e dados

Permite a definição de níveis de segurança em função das opções disponíveis bem como o acesso aos clientes, processos, etc. Assim se uma sociedade de advogados tiver 2 locais, pode-se definir que determinados colaboradores apenas acedem aos processos desse local.

• Multi-Idioma

Em termos de interface, MyLawyer está disponível em vários idiomas. Todos os documentos produzidos pela aplicação podem ser facilmente convertidos para outros idiomas desde que devidamente parametrizado no dicionário de termos.